A propos d’IDOCUS

iDocus vous offre la possibilité de récupérer, traiter et interpréter comptablement vos documents : factures fournisseurs, ventes, banque, entre autres.

Nous utilisons les principes de Reconnaissance de caractères (OCR – Reconnaissance Optique de Caractères) et de Lecture Automatique de Document (LAD) afin de rendre automatique et maximal votre archivage numérique et votre saisie comptable.

iDocus, c’est aussi un service qui vous garantit 100% d’écritures comptables en sortie de notre outil.

iDocus est une solution 100% Web en mode SaaS pour :

  • La dématérialisation des factures fournisseurs, des ventes…
  • L’archivage numérique des documents,
  • L’interprétation comptable des factures avec la pré-saisie comptable.

iDocus, c’est plus qu’un outil, c’est également un process facilement adaptable à votre entreprise ou cabinet d’expertise comptable.

La première fonction d’iDocus est de dématérialiser, numériser et OCRiser vos documents. Cela permet de les archiver numériquement sur notre plateforme et nos serveurs situés en France. Vous pouvez retrouver vos documents dans iDocus. Des fonctionnalités annexes vous permettent d’envoyer ces documents vers des solutions Cloud ou de Gestion Electronique des Documents (GED) connectées à iDocus (voir Cloud). Notre infrastructure de coffre-fort électronique permet à nos clients d’archiver de façon pérenne leurs documents tout en répondant aux contraintes légales et réglementaires.

Notre solution dispose, entre autres, des fonctionnalités suivantes :

  • Certificats d’avis de dépôt,
  • Horodatage intégré et accessible dans les archives,
  • Administration de la preuve et contrôle d’intégrité des éléments archivés,
  • Traçabilité à valeur probante de l’ensemble des opérations.

Afin de garantir 100% de pièces comptables pré-saisies en sortie de notre outil, iDocus utilise de la Lecture Automatique de Documents (LAD) ainsi qu’un complément manuel, le cas échéant. Par la suite, les écritures comptables sont disponibles dans iDocus et transférables vers des outils de comptabilité.

Lecture Automatique de Documents (LAD)

La Lecture Automatique de Documents (LAD) permet une capture des données d’un document précédemment traité par la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Cette technologie génère automatiquement des écritures comptables issues de données récupérées sur les factures : fournisseur/client, montant HT, taux de TVA, montant de TVA, montant TTC… Néanmoins, aucun outil ne permet d’assurer une reconnaissance et lecture fiable à 100%. C’est pourquoi iDocus se distingue par l’apport d’un service supplémentaire : le complément manuel.

Complément manuel

Le complément manuel chez iDocus consiste à :

  • Indiquer au logiciel de LAD où trouver les informations quand il ne les trouve pas,
  • Aider le logiciel de LAD dans l’apprentissage des documents et la mise à jour de la base de données du logiciel,
  • Effectuer une pré-saisie manuelle, hors logiciel de LAD, si le document n’a pu être traité par l’OCR et la LAD pour cause de mauvaise qualité de document. Dans ce cas, la pré-saisie est effectuée dans un logiciel annexe de création d’écritures comptables puis transférée dans iDocus.

Ainsi, l’utilisateur d’iDocus n’a pas à se préoccuper d’alimenter, de corriger ou de compléter la LAD. iDocus se charge de cette partie de travail. Ceci génère un gain significatif en productivité.

Le transfert des écritures comptables depuis iDocus vers un outil comptable

Le transfert des écritures comptables s’effectue dans la plupart des cas via l’export d’un fichier .csv. L’utilisateur peut créer son propre modèle de fichier à partir des données disponibles dans iDocus.

Dans un modèle 100% SaaS et Cloud, iDocus a noué des partenariats avec des éditeurs comptables permettant une fluidité dans les échanges entre outils. Les Web Services communs permettent ainsi une meilleur disponibilité des données issues d’iDocus dans l’outil comptable. Les Web Services permettent l’envoi automatique des écritures comptables issues d’iDocus dans l’outil comptable. L’utilisateur n’a donc aucune manœuvre de transfert à effectuer. Par ailleurs, il est également possible de retrouver le document (facture) directement dans l’outil comptable grâce à la connexion entre iDocus et ce dernier. iDocus développe continuellement des partenariats avec des entreprises 100% ouvertes sur le Cloud et les Web Services.

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