🚀 Automatisez la saisie comptable sur Sage Génération Expert.
Interview de Najet Bougassa, expert-comptable et dirigeante de Fid&s Audit Expertise, utilisatrice d'IDocus et de Sage Génération Expert.
Bonjour Najet, pouvez-vous vous présenter ?
Je suis Najet Bougassa, Expert-comptable diplômée depuis 2014.
D’abord spécialisée dans l’audit et le commissariat aux comptes, je me suis ensuite intéressée à l’expertise comptable pour ouvrir mon cabinet seule en 2017.
Aujourd’hui je suis entourée de trois collaborateurs et nous gérons plus de 150 dossiers au sein de Fid&s.
Qui sont vos clients ?
Dans une démarche de création et de développement, le cabinet s’est construit autour d’une clientèle plutôt généraliste. Puis au gré des opportunités, de nos envies et des compétences acquises ou développées par l’équipe, nous nous sommes spécialisés sur les franchisés du secteur de la restauration, du transport, du bâtiment et plus récemment sur les entreprises de pompes funèbres.
Quand avez-vous déployé IDocus au sein du cabinet ?
En juillet 2021.
Après presque 2 ans d’utilisation, quels sont les avantages liés à l’utilisation d’IDocus ?
✪ IDocus sécurise et fiabilise la tenue comptable des dossiers. J’ai l’assurance que toutes les pièces collectées sont correctement traitées et intégrées en comptabilité et ce dans un délai court.
✪ Le gain de temps.
D’une part sur la saisie que n’ont plus à faire les collaborateurs et d’autre part, sur la révision des dossiers. 24h après le dépôt des factures, IDocus nous livre les écritures comptables et les PDF des pièces justificatives directement dans Sage Génération Expert.
Cela facilite et optimise le travail de ceux qui interviennent sur la révision des dossiers et la production des bilans.
D'autre part, nous n’avons plus besoin de courir après les documents et de ressortir des classeurs.
Lorsque l’on récupère le dossier pour faire le bilan, il est propre. Nous pouvons passer nos OD de bilan très facilement.
💡 Selon Nilar, collaboratrice associée en charge de la production comptable, le déploiement d’IDocus a permis au cabinet de passer de 35 à 60 dossiers par collaborateur et d'accroître la productivité.
Comment IDocus a-t-il été accueilli par les collaborateurs ?
Très bon accueil ! Forcément, IDocus a supprimé la saisie au sein du cabinet !
Désormais, notre cabinet est 100% dématérialisé. Ils sont ravis de plus avoir à travailler avec les classeurs et le papier.
Lorsque les clients veulent faire un point sur leur comptabilité, nos réponses s’appuient sur une compta à jour.
De plus, ils voient leur poste évoluer vers de nouvelles missions et la formation au sein du cabinet s’en trouve plus qualitative.
Comment IDocus a-t-il changé votre quotidien avec vos clients ?
Il l’a changé de manière très positive !
IDocus m’a permis d’effacer les nombreuses sollicitations et quelques reproches de mes clients liés à la transmission et à la gestion de leurs factures par le cabinet.
Quelques exemples :
« Je vous ai déjà fait parvenir cette pièce, pourquoi me relancer ? »
« Je n’ai pas ce document, je l’ai perdu »
« Pourquoi me demande-t-on les pièces aussi tardivement ? »
« J’ai besoin de telle facture …)
Au début, les clients sont un peu réticents lorsque l’on modifie leurs habitudes mais c’est aussi un bon moyen de les préparer à la Factur-X (2024).
Nous leur avons proposé de les recevoir au cabinet pour leur présenter notre organisation.
Tout d’abord, nous leur avons rappelé la nature de notre mission qui consiste à produire des comptes, à les conseiller et non pas à courir après leurs documents.
Ensuite, nous leur avons présenté les outils proposés par IDocus (portail web, application mobile, mail to IDocus) et notre intérêt commun à les utiliser.
Pour certains, nous avons installé l’application IDocus sur leur téléphone ou leur ordinateur.
Pour d’autres, nous leur avons donné l’adresse mail dédiée pour transférer les mails reçus intégrant des factures.
Pour chaque client, il y a la méthode qui correspond à son profil d’utilisateur. Désormais, ils peuvent aussi accéder à leur historique et consulter l’ensemble de leurs documents. Cette digitalisation les prépare à 2024 en douceur et leur permet de contrôler les prix d’achat en comparant en direct les données !
Ça nous a pris un peu de temps mais maintenant ils sont ravis et nous aussi car nous avons pu cadencer la sortie de nos bilans et libérer du temps pour les accompagner sur d’autres sujets (développement d'activité, rentabilité, recrutement etc…).
Que vous a apporté la mise en place il y a 5 mois de l’API entre IDocus et Sage Génération Experts ?
Depuis l’utilisation de l’API, nous gagnons encore plus de temps et nous sécurisons l’intégration des écritures comptables dans Génération Expert (ex Coala).
Nous n’avons plus de manipulation de fichiers à faire avec les risques que cela comporte.
Un exemple, ce matin, lorsque je suis arrivée au cabinet, j’ai ouvert le dossier d’un client et Sage génération Expert m’a alerté sur la réception d’un lot de 230 écritures comptables provenant d’IDocus.
Quelle joie ! je clique sur OK et je suis trop contente. IDocus à travaillé pour moi toute la nuit alors que je dormais. Ça embellit ma journée ! (Rires).
Ensuite, selon la situation, je vais avoir un travail d’affectations pour certaines écritures en compte d’attente mais lors du prochain traitement, IDocus aura appris avec la synchronisation du plan comptable. Je n’aurai pas à refaire ce travail.
Quel impact sur le recrutement ?
Le déploiement d’IDocus a modifié le profil des collaborateurs à recruter.
Libérés de la saisie comptable (qui occupait 50% de leur temps), nous recrutons des profils plus expérimentés capables d’avoir une vision plus approfondie sur les dossiers, disponibles pour conseiller et répondre à nos clients.
Avec cette organisation, nous avons redéployé 100% des compétences du cabinet sur des missions à plus forte valeur ajoutée tant pour les collaborateurs que pour nos clients.
D’ailleurs, on considère ici IDocus comme un « collaborateur » du cabinet !
Un conseil pour la profession ?
IDocus apporte une réelle valeur ajoutée pour tous les cabinets.
Encore plus pour les jeunes experts-comptables qui débutent leur activité.
Je regrette de ne pas l'avoir mis en place à la création de mon activité.
En effet, lorsqu’on lance son activité, on prospecte à la recherche de nouveaux clients, on gère les nouveaux dossiers sans avoir un réel suivi de production et on accumule du retard jusqu’à la production des bilans.
En déployant IDocus dès l’entrée d’un client, on s’assure une tenue comptable au fil de l’eau, un gain de temps, du stress et des soucis en moins.
Par ailleurs, grâce à IDocus, on repousse le recrutement d’un premier collaborateur qui m’aurait coûté beaucoup plus cher pour la réalisation de la saisie.
🙏 Merci Najet pour cet échange et votre retour d'expérience sur le déploiement et l'utilisation d'IDocus connecté Sage Génération Expert.
👀 Retrouvez cet article et le savoir faire d'IDocus sur https://www.idocus.com/
