Qu’est-ce que la dématérialisation comptable ?

À l'heure où le digital investit de plus en plus de secteurs d’activité, la comptabilité n’échappe à la règle et voit ses pratiques évoluer au gré des avancées technologiques, mais aussi au rythme des nouvelles réglementations imposant les échanges électroniques.

Définition

À l'origine, la dématérialisation comptable est un procédé consistant à numériser des documents papier, pour les transformer en documents électroniques. Cela permet d’en faciliter le partage, la validation (workflow) et la conservation pérenne, favorisant la lisibilité dans le temps des factures, relevés de banque, justificatifs, etc.

Depuis l’an 2000, on constate une diminution constante du papier, au profit de documents nativement numériques au format PDF, échangés via des plateformes et l’envoi de mails.

Au fil du temps et des avancées technologiques, la dématérialisation comptable progresse et intègre des briques fonctionnelles supplémentaires visant à automatiser la lecture, l’extraction et l’interprétation “comptable” des factures, pour faciliter leur intégration dans les logiciels de comptabilité des entreprises, mais aussi des cabinets d’expertise comptable.

On parle alors de solution (logiciel) de dématérialisation et d’automatisation comptable.

Les technologies composant ces solutions logicielles

Aux prémices de la dématérialisation comptable, deux technologies coexistaient pour permettre la reconnaissance des documents, la lecture et l'extraction de leurs contenus sous-forme de données structurées exploitables par un outil tiers :

• La LAD (lecture automatique des documents) qui assure la lecture afin de récupérer des données.
• L’OCR (reconnaissance optique de caractère) qui permet la création d’un fichier texte enrichissant le document source, facilitant recherche et indexation.

Depuis plusieurs années, la LAD et l’OCR sont complétées par des algorithmes auto-apprenants. Ces derniers réalisent des traitements dits “intelligents” en exploitant le contenu des factures d'achats et de vente (entre autres) et automatisent des tâches jusqu’ici réalisées manuellement par un comptable.

Fonctionnement des logiciels de dématérialisation comptable

Prenons l’exemple du comptable qui a pour mission de collecter, interpréter, saisir en comptabilité des volumes souvent importants de factures, et ce, dans des délais courts, voire très courts.

Les outils de dématérialisation comptable, le plus souvent en mode SaaS*, permettent d’automatiser ces tâches chronophages et rébarbatives, dans une échelle de temps optimisée.

Connectées aux logiciels métier comme Fulll, ACD, Sage, MyUnisoft et bien d’autres encore, les solutions de dématérialisation comptable deviennent communicantes grâce à des connecteurs normalisés nommés API.

Autrement dit, lorsqu'une facture est traitée par l’outil de dématérialisation  (LAD + OCR + algorithme), l’interprétation comptable est guidée par le logiciel de comptabilité.

Ainsi, le collaborateur comptable voit toutes ses écritures comptables, accompagnées des pièces justificatives, livrées automatiquement dans son logiciel métier. Il se consacre alors à la révision des comptes et gagne un temps considérable sur la tenue de ses dossiers.

Gain de productivité

À noter que, d’après les volumes moyens constatés par les clients d’IDocus, un collaborateur traite mensuellement 60 factures par dossier client (notes de frais, achats, ventes…).

Sachant qu’un collaborateur comptable gère un portefeuille client contenant entre 40 et 60 dossiers, on vous laisse calculer le nombre de factures qu’il devra saisir chaque mois.

Conclusion

La dématérialisation comptable s’inscrit dans une logique vertueuse, où le robot est au service du comptable lui permettant de gagner un temps précieux.

Selon les outils de dématérialisation comptable proposés sur le marché, le collaborateur sera mis à contribution pour aider le robot à lire, comprendre, apprendre. Dans le cas de factures complexes, il devra même intervenir et saisir manuellement des informations non reconnues.

Toutefois, il existe des alternatives aux logiciels de dématérialisation généralement déployés. En effet, des offres de dématérialisation comptable hybrides, combinant robots et opérateurs qualités, offrent une configuration optimale aux cabinets d’expertise comptable désireux d’optimiser le traitement de leurs dossiers.

Ces derniers n’ont pas à se soucier des difficultés rencontrées dans le traitement de leurs documents, puisque des opérateurs assurent le suivi et les corrections nécessaires pour automatiser de bout en bout.

Une réponse pragmatique aux enjeux de productivité, d’efficacité, de positionnement de la compétence humaine auxquels sont confrontés les professionnels du chiffre.